PORTARIA NORMATIVA Nº 2, DE 26 DE AGOSTO DE 2021

Institui o Sistema Eletrônico de Informações -SEI como o sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis IBAMA, estabelece e padroniza os procedimentos do processo eletrônico, gestão de documentos, processos e arquivos.

O PRESIDENTE DO INSTITUTO BRASILEIRO DO MEIO AMBIENTE E DOS RECURSOS NATURAIS RENOVÁVEIS, nomeado por Decreto de 09 de janeiro de 2019, publicado no Diário Oficial da União do dia subsequente, no uso das atribuições que lhe conferem o artigo 23, parágrafo único, do Decreto nº 8.973, de 24 de janeiro de 2017, que aprovou a Estrutura Regimental do Ibama, publicado no Diário Oficial da União de 25 de janeiro de 2017, e artigo 134 do Regimento Interno, aprovado pela Portaria nº2.542, de 23 de outubro de 2020, publicada no Diário Oficial da União do 27 de outubro de 2020, resolve:

Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informações – SEI como o sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis – Ibama, estabelecer e padronizar os procedimentos de protocolização e organização do processo eletrônico, gestão de documentos, processos e arquivos na forma do Anexo I desta Portaria.

Parágrafo único. O disposto nesta Portaria contempla as diretrizes estabelecidas pelo Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Art. 2º Fica instituído o uso do processo eletrônico no âmbito do Ibama para o trâmite de documentos oficiais produzidos no SEI e documentos externos digitalizados e capturados no referido sistema.

Art. 3º Os sistemas anteriores ao SEI, serão mantidos apenas para consulta, recuperação de documentos, processos e trâmite para o Arquivo Central, sendo vedado seu uso para novos registros.

Art. 4º São objetivos e diretrizes do SEI:

I – Assegurar eficiência, eficácia e efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II – promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III – aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de processos;

IV – ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação;

V – facilitar o acesso às informações e às instâncias administrativas; e

VI – simplificar o atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos.

Art. 5º Para a garantia de sua integridade e autenticidade os documentos produzidos ou geridos pelo SEI serão assinados digitalmente, por meio de:

I – Assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil; ou

II – assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário ao SEI.

Parágrafo único. É responsabilidade do usuário manter o sigilo e a guarda das assinaturas de que tratam os incisos do caput, que são de uso pessoal e intransferível.

Art. 6º Caberá ao Serviço de Documentação e Informação – Sedin, subordinado à Coordenação de Administração, Patrimônio e Serviços Gerais – Coasg, exercer a função de unidade gestora do SEI-Ibama.

Art. 7º Não devem ser inseridos no SEI, documentos classificados em grau de sigilo, em atendimento ao disposto nos artigos 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Parágrafo único. Independente da natureza sigilosa do tema, o processo eletrônico deverá, invariavelmente, ser autuado no SEI, com nível de acesso Restrito ou Sigiloso, e ter sua tramitação registrada no SEI, devendo possuir forma híbrida, onde os documentos ostensivos serão produzidos e/ou inseridos no sistema, enquanto os documentos e informações sigilosas devem constar apenas em meio físico.

Art. 8º O uso inadequado do sistema SEI sujeitará o responsável às sanções civis, administrativas e criminais, na medida de sua responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 9º Os casos omissos e questionamentos serão resolvidos pela Coordenação-Geral de Administração – CGead da Diretoria de Planejamento, Administração e Logística – Diplan do Ibama.

Art. 10. O Diretor de Planejamento, Administração e Logística do Ibama poderá editar Norma para definir procedimentos complementares à esta Portaria.

Art. 11. Ficam revogadas:

I – a Instrução Normativa nº 2, de 30 de janeiro de 2013, publicada no Diário Oficial da União de 8 de fevereiro de 2013, e;

II – a Portaria Normativa nº 9, de 24 de abril de 2017, publicada no Boletim de Serviço Especial do Ibama Nº 04_C, de 26 de abril de 2017

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor em 1º de setembro de 2021.

EDUARDO FORTUNATO BIM

ANEXO I

PROCEDIMENTOS DE USO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI E GESTÃO DOCUMENTAL

1. DA FINALIDADE

1.1. Definir instruções complementares para as rotinas e procedimentos relativos ao processo eletrônico, estabelecer regras e diretrizes para a gestão de documentos em meio físico, para o tratamento de informação sigilosa classificada, para o cadastro de usuários externos, para o peticionamento eletrônico e para interoperabilidade de processos e documentos administrativos eletrônicos no âmbito do Processo Eletrônico Nacional – PEN.

2. DAS DEFINIÇÕES

2.1. Para efeito desta Portaria Normativa, consideram-se as seguintes definições:

2.1.1. Agente Público: todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente, com ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função no Ibama.

2.1.2. Assinatura Eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura. Pode ser: a) assinatura digital; baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil; b) assinatura cadastrada; mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha.

2.1.3. Arquivo Central: unidade responsável por executar as atividades aplicadas aos documentos, nas fases intermediária e permanente, e pela sua guarda.

2.1.4. Arquivo Corrente ou Setorial: conjunto de documentos que forem objeto de digitalização e captura para o SEI nas unidades administrativas do Ibama.

2.1.5. Arquivo Intermediário: conjunto de documentos e/ou processos originários de arquivos correntes sob custódia do Arquivo Central.

2.1.6. Arquivo Permanente: conjunto de documentos preservado sem caráter definitivo em função do seu valor histórico.

2.1.7. Autenticação: atestação por parte de pessoa investida de autoridade para tal, de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação.

2.1.8. Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional: plataforma centralizada desenvolvida pelo Ministério da Economia que permite o trâmite de processos e/ou documentos administrativos digitais entre órgãos ou entidades que possuem os mais diferentes sistemas de processo administrativo eletrônico.

2.1.9. Captura para o SEI: conjunto de operações as quais visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.

2.1.10. Ciclo documental: é o conjunto de fases pelas quais passam os documentos (corrente, intermediário e permanente), desde sua produção até a destinação final, obedecendo os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos.

2.1.11. Credencial de Acesso SEI: credencial concedida no SEI que permite ao usuário atuar sobre processo com nível de acesso “Restrito – Usuário” em determinada unidade.

2.1.12. Classificação: análise e identificação do conteúdo dos documentos; atribuição de um código de acordo com o assunto.

2.1.13. Desentranhamento: movimentação de documento externo para que faça parte de outro processo.

2.1.14. Digitalização: conversão da fiel imagem de um documento para formato digital.

2.1.15. Documento: unidade de registro de informações independentemente do suporte utilizado.

2.1.16. Documento Arquivístico: produzidos e/ou recebidos por instituições ou por pessoa física que, em decorrência do exercício de funções e a atividades específicas constituem provas ou informações, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

2.1.17. Documento Avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo.

2.1.18. Documento Ostensivo: documento sem qualquer restrição de acesso.

2.1.19.Documento Digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser nato-digital (produzido originariamente em meio eletrônico) e digitalizado (obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital).

2.1.20. Documento Eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização.

2.1.21.Documento Externo: documento arquivístico digital não produzido diretamente no SEI, independentemente de ser nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido na instituição ou por ela recebido.

2.1.22. Documento Externo Assinado: documento externo oriundo de digitalização de original em suporte papel, com assinatura eletrônica de servidor, atendendo ao disposto na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012.

2.1.23. Documento híbrido: documento constituído de parte digital e parte não digital.

2.1.24. Documento Preparatório: documento formal relativo a processos em curso no âmbito do Ibama, como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, cuja divulgação irrestrita pode trazer prejuízo a sua adequada conclusão.

2.1.25. Documento Sigiloso: documento submetido temporariamente à restrição de acesso público, devido a questões de segurança da sociedade e do Estado, bem como demais hipóteses legais de sigilo.

2.1.26. Gestão Documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

2.1.27. Grau de Sigilo: grau atribuído ao documento de acordo com a natureza de seu assunto, podendo ser Reservado, Secreto ou Ultrassecreto.

2.1.28. Informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.

2.1.29. Informação Classificada em Grau de Sigilo: informação sigilosa em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, a qual é classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

2.1.30. Informação de Acesso Irrestrito (Pública): informação sobre a qual não recaia qualquer hipótese de limitação de acesso, ou que seja de amplo conhecimento público em razão de ato de seu titular ou de terceiros.

2.1.31. Informação Pessoal: informação sobre pessoa natural identificada ou identificável relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem, nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

2.1.34. Informação Pessoal Sensível: informação pessoal relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem cuja divulgação possa ensejar discriminação de seu titular, tais como convicções políticas, religiosas, orientação sexual, identidade de gênero e informações médicas.

2.1.35.Integridade: propriedade de que a informação não foi modificada ou destruída de maneira não autorizada ou acidental.

2.1.36. Interessado: pessoa física ou jurídica a quem se refere o processo ou documento ou que possam ser afetados pela decisão exarada.

2.1.37. Juntada por Anexação: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo considerado principal, com vista à continuidade da ação administrativa com a formação de um único processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

2.1.38. Meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documento e arquivo digitais.

2.1.39. Nível de Acesso: forma de controle de documentos e de processos eletrônicos no SEI, quanto à informação neles contida, categorizados em público, restrito ou sigiloso, aplicado conforme definições de Informação de Acesso Irrestrito, Informação Classificada em Grau de Sigilo, Informação Pessoal Sensível e Informação Pessoal estabelecidas nesta Portaria Normativa;

2.1.40. Número do Documento: código numérico sequencial gerado para identificar as sequências de tipo de documento.

2.1.41. Número SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para identificar individualmente um documento dentro do sistema.

2.1.42. Número Único de Protocolo – NUP: conjunto composto por 17 números para identificação do documento. Ex.:02001.000001/2001-01.

2.1.43. Ostensivo: documento, dado, material ou informação que não tenha classificação, ou seja, que tenha acesso livre.

2.1.44. Perfil de Acesso: pacote de funcionalidades disponíveis para utilização pelo usuário interno em unidades do SEI.

2.1.45. Permissão: associação de usuário interno do SEI ao perfil e à unidade na qual ele realizará suas funções.

2.1.46. Peticionamento Eletrônico: módulo do SEI que permite ao usuário externo encaminhar requerimentos, petições e outros documentos ao Ibama, bem como assinar documentos, receber ofícios e notificações.

2.1.47. Processo: documento ou conjunto de documentos que foram autuados e implica responsabilidade técnica, financeira ou administrativa com a finalidade de analisar, acrescentar informações e exarar decisões.

2.1.48. Processo Administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

2.1.49. Processo Eletrônico Nacional – PEN: infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, constituída pela iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública.

2.1.50. Protocolo: unidade responsável pelo suporte às atividades de registro, distribuição, tramitação e autuação de processos no âmbito da área a qual se vincula.

2.1.51. Protocolo Digital: ferramenta que possibilita aos cidadãos (portador ou interessado), aos órgãos e às entidades públicas e privadas, protocolar documentos e processos pela Internet, de forma eletrônica.

2.1.52.Protocolo Integrado: ferramenta de consulta destinada ao cidadão, sobre as tramitações de documentos e processos atuados no âmbito da Administração Pública Federal.

2.1.53. Reclassificação: alteração da classificação da informação pela autoridade competente.

2.1.54. Repositório Arquivístico Digital: ambiente de preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for necessário.

2.1.55. Rótulo: carimbo ou etiqueta a ser aplicado em documento classificado com grau de sigilo.

2.1.56. Sigilo: garantia de que a informação seja acessível somente as pessoas autorizadas; proteção contra revelação não autorizada.

2.1.57. Sistema Eletrônico de Informações – SEI: software de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4ª e cedido gratuitamente para as instituições públicas.

2.1.57. Sistema de Permissões – SIP: sistema que atende o SEI para o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões.

2.1.58. Suporte: material utilizado para registro de informação. Ex.: papel, plástico etc.

2.1.59. Termo de Recebimento de Documento Sigiloso: documento no qual é efetivado o registro de recebimento de documento e/ou correspondência que contenha informação sigilosa.

2.1.60. Tipo de Processo: classificação do processo no SEI por meio de nome que identifica sua espécie e função.

2.1.61. Tramitação: é a movimentação do documento de uma unidade à outra, interna ou externa.

2.1.62. Tratamento da Informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação.

2.1.63. Unidade Administrativa: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do Ibama, que detém competência legal e regimental para exercer suas atribuições.

2.1.64. Unidade Gestora do SEI: unidade responsável por fazer a administração, parametrização e suporte técnico do Sistema.

2.1.64. Usuário Colaborador: estagiário, bolsista, menor aprendiz, ou qualquer outro colaborador do Ibama autorizado a acessar processos eletrônicos.

2.1.65. Usuário Externo: pessoa natural, atuando em nome próprio ou como representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar em processos eletrônicos do SEI, que não se enquadre como usuário interno ou usuário colaborador.

2.1.66. Usuário Interno: servidor, estagiário, terceirizado ou colaborador em exercício no Ibama que tenha acesso, de forma autorizada, as informações produzidas ou custodiadas no SEI.

3. DAS COMPETÊNCIAS

3.1. À Coordenação-Geral de Administração – CGead, compete:

3.1.1. planejar, coordenar, implementar, controlar e avaliar a execução das atividades de logística referente a gestão de documentação, arquivo e protocolo; e

3.1.2. implementar e supervisionar a política de gestão documental e informação, garantindo a recuperação, o acesso aos documentos e a preservação de sua memória.

3.2. Ao Serviço de Documentação e Informação – Sedin, compete:

3.2.1. gerenciar, normatizar, orientar, coordenar e supervisionar a execução das atividades de gestão de documentos a partir dos sistemas SEI e das atividades referentes aos serviços de protocolo e arquivo;

3.2.2. acompanhar e orientar os usuários na utilização e atividades dos sistemas documentais;

3.2.3. promover a racionalização da produção documental, em conjunto com as demais unidades organizacionais do Ibama;

3.2.4. participar do desenvolvimento e aperfeiçoamento do sistema de gestão documental em conjunto com a Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação;

3.2.5. implementar e supervisionar a política de gestão documental e informação, garantindo a recuperação, o acesso aos documentos e a preservação de sua memória, bem como executar o arquivamento e desarquivamento de processos sob sua responsabilidade;

3.2.6. executar as atividades de recebimento, classificação, digitalização, expedição e autuação de documentos, processos e correspondências, promovendo o respectivo registro no SEI e distribuições às unidades destinatárias;

3.2.7. incluir em novo processo os documentos recebidos quando não informado o processo a que pertence;

3.2.8. realizar remessa de documentos fisicamente quando não for possível a tramitação eletrônica, e;

3.2.9. garantir o fiel cumprimento da presente Portaria Normativa no âmbito do Ibama.

3.3. À Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação – CGTI, compete:

3.1.1. fornecer suporte técnico e tecnológico às unidades organizacionais para utilização do sistema;

3.1.2. realizar as atualizações e manutenções necessárias para o pleno funcionamento do SEI;

3.1.3. promover a preservação, a fidedignidade e a autenticidade dos arquivos digitais registrados no banco de dados do SEI;

3.1.4. realizar auditorias no sistema mediante solicitações oriundas de Processos Administrativos Disciplinares ou solicitação formal pelo titular da unidade administrativa, com as respectivas justificativas;

3.1.5. fornecer a sustentação necessária para o pleno funcionamento do sistema;

3.1.6. desenvolver e implementar mecanismos de interoperabilidade de outros sistemas com o SEI; e

3.1.7. gerir o banco de dados do SEI e zelar pela sua integridade.

3.4. Caberá às demais unidades administrativas do Ibama:

3.4.1. elaborar documentos no SEI;

3.4.2. contribuir para o processo de aperfeiçoamento da gestão de documentos;

3.4.3. verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito da sua unidade estão sendo efetuados de forma adequada;

3.4.4. conferir, no ato do recebimento, as informações e os arquivos digitais dos registros oriundos de unidades protocolizadoras;

3.4.5. revisar o nível de acesso restrito decorrente de protocolização de documento de procedência externa;

3.4.6. revisar, obrigatoriamente, o nível de acesso restrito de documento preparatório após a decisão subsequente, observadas as normas referentes ao tratamento de documentos e informações no âmbito do Ibama;

3.4.7. solicitar o acesso aos usuários do SEI na respectiva unidade, conforme competências legais dos respectivos cargos;

3.4.8. responsabilizar-se pelo gerenciamento e controle dos usuários internos que possuem acesso às suas respectivas caixas no SEI;

3.4.9. comunicar de imediato ao Sedin as alterações dos usuários do SEI referentes à exoneração, dispensa, mudança de setor, dispensa de estagiário ou de terceirizado;

3.4.10. propor ao Sedin a criação de novos tipos de processos, documentos e modelos de documentos específicos de sua área para serem inseridos no SEI;

3.4.11. organizar e preservar os documentos físicos, em fase corrente, mantidos temporariamente nos respectivos arquivos setoriais, para fins de conferência com o original, caso necessário;

3.4.12. alterar, quando necessário, o tipo de cada processo que tramitar por sua unidade;

3.4.13. criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos aos seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

3.4.14. analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área;

3.4.15. revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando seu acesso, e;

3.4.16. garantir o fiel cumprimento da presente Portaria Normativa no âmbito da sua unidade administrativa.

3.5. Os usuários internos do SEI deverão:

3.5.1. registrar no sistema todos os documentos produzidos ou recebidos, no âmbito de suas unidades;

3.5.2. manter a cautela necessária ao utilizar o SEI, para evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

3.5.3. encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, com o intuito de impossibilitar ouso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

3.4.11. organizar e preservar os documentos físicos, em fase corrente, mantidos temporariamente nos respectivos arquivos setoriais, para fins de conferência com o original, caso necessário;

3.4.12. alterar, quando necessário, o tipo de cada processo que tramitar por sua unidade;

3.4.13. criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos aos seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

3.4.14. analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área;

3.4.15. revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando seu acesso, e;

3.4.16. garantir o fiel cumprimento da presente Portaria Normativa no âmbito da sua unidade administrativa.

3.5. Os usuários internos do SEI deverão:

3.5.1. registrar no sistema todos os documentos produzidos ou recebidos, no âmbito de suas unidades;

3.5.2. manter a cautela necessária ao utilizar o SEI, para evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

3.5.3. encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, com o intuito de impossibilitar ouso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

3.5.4. responder por consequência decorrente de ações ou omissões que possam colocar em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha particular ou das transações que esteja habilitado a fazer;

3.5.5. resguardar a senha de acesso ao SEI e o certificado digital que são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular a sua guarda e sigilo;

3.5.6. impedir o acesso indevido à informação restrita ou sigilosa;

3.5.7. utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido;

3.5.8. cumprir as normas de uso do SEI;

3.5.9. observar as hipóteses legais aplicáveis quando da definição do Nível de Acesso de documentos e processos no SEI;

3.5.10. acessar o SEI e verificar todos os processos que lhe foram atribuídos, ao menos uma vez durante o expediente, considerando prazos de retorno e conclusão; e

3.5.11. cooperar no processo de aperfeiçoamento da gestão de documentos.

4. DO PROCESSO ELETRÔNICO

4.1. Os documentos arquivísticos produzidos ou recebidos pelo Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis – Ibama integrarão processos eletrônicos, no âmbito do SEI.

4.1.1. O SEI deve ser utilizado para produzir, editar, assinar, tramitar, receber e concluir documentos e processos.

4.1.2. Os documentos produzidos no âmbito do SEI terão sua autoria e integridade asseguradas mediante a utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

4.1.2.1. identificação de usuário por login e senha; ou

4.1.2.2 assinatura digital, baseada em certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.

4.1.3. Os atos processuais devem ser efetuados em meio eletrônico, exceto em caso de indisponibilidade do sistema, de caráter prolongado, ou que possa gerar prejuízos em razão da urgência do processo que não possa aguardar o restabelecimento do sistema.

4.1.4. Os atos processuais poderão ser praticados, nas hipóteses previstas no item 4.1.3, seguindo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, utilizando-se numeração manual sequencial provisória e, posteriormente, digitalizado e incluído no processo SEI correspondente.

4.1.5. Os documentos externos nato-digitais, originários de outros sistemas governamentais, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

4.1.6. Os documentos externos resultantes da digitalização de originais apresentados em suporte físico serão considerados cópias autenticadas administrativamente, mediante a conferência da integridade do documento.

4.1.6.1 Na conferência que trata o item 4.1.6, deverá ser registrado o tipo de documento apresentado (documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples).

4.1.7. Os documentos externos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente, de cópia simples ou enviados eletronicamente, serão considerados cópias simples.

4.1.8. Dispensada a autenticação do documento, não impede sua rejeição nas hipóteses em que haja previsão legal expressa e de dúvida fundada quanto à autenticidade ou à integridade do documento.

4.1.9. Entre unidades usuárias do SEI, deve-se recusar documentos e processos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo SEI.

5. DA CONVERSÃO E DA MIGRAÇÃO DE PROCESSOS

5.1. A conversão de processos e documentos avulsos em suporte físico registrado no DocIbama para processo eletrônico do SEI obedecerá aos seguintes procedimentos:

5.1.1. cada unidade deverá avaliar a necessidade de se fazer a conversão de processos físicos produzidos no DocIbama para processos eletrônicos no SEI;

5.1.2.os processos físicos instaurados para apuração de infrações administrativas ambientais deverão ser convertidos em sua totalidade para processos eletrônicos no SEI, mantendo o número do processo físico;

5.1.3. as unidades detentoras de processos em suporte físico, que se encontram em andamento, deverão encaminhá-los aos setoriais para digitalização, se devidamente instruídos devem ser inseridos e continuados no SEI, mantendo o número do processo físico;

5.1.4. digitalizar a frente e o verso das folhas do processo, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo “Em Branco”, por não apresentar conteúdo;

5.1.5. cada volume do processo deverá ser digitalizado separadamente, assim terá seu próprio representante digital;

5.1.6. caso o processo possua mídia fisicamente juntada, seu conteúdo será compactado em um único arquivo e capturado para o SEI;

5.1.7. os processos e documentos físicos, após a digitalização, serão custodiados pelas equipes de arquivo ou protocolo, seguindo os procedimentos arquivísticos adequados;

5.1.8. os processos gerados eletronicamente serão tramitados no sistema SEI à unidade solicitante;

5.1.9. o primeiro documento gerado no SEI, logo após a inserção dos arquivos, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite no Docibama assinado pelo usuário interno responsável pela conversão;

5.1.10. o processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI com seu NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador – DV, e mantidos o interessado e data de autuação;

5.1.11. o Termo de Encerramento de Trâmite no Docibama deverá ser impresso e juntado ao processo físico;

5.1.12. os processos apensados fisicamente devem ser capturados de forma individual, devendo, após a conversão, proceder ao relacionamento entre os processos no SEI.

5.1.13. o processo físico deverá ser tramitado no Docibama para arquivamento;

5.1.14. processos e documentos existentes em meio físico, criados antes da implantação do Docibama e que nunca foram migrados para este sistema, poderão ser migrados diretamente para o SEI; e

5.1.15. os processos do Docibama não serão migrados diretamente para o SEI sem a presença do documento em meio físico para procedimento de conferência e autenticação, de forma a garantir a integridade e autenticidade entre o arquivo digital e o documento original.

5.2. Qualquer processo ou documento avulso em suporte físico pode ser convertido para eletrônico diretamente pelas unidades administrativas competentes, observando os procedimentos de conversão dispostos nesta Portaria.

5.3. Em casos de desconformidade, os processos serão devolvidos para a área demandante.

5.4. Não serão digitalizados os documentos sem valor para administração que, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos de acordo com a tabela de temporalidade, após os procedimentos adotados de seleção e a destinação final for a eliminação.

6. DA PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

6.1. Todos os documentos produzidos ou inseridos no âmbito do SEI, constituirão ou se vincularão a um processo eletrônico, sendo de responsabilidade exclusiva do usuário os seus registros.

6.2. Os documentos arquivísticos natos digitais juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida nesta Portaria Normativa, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

6.3. Os documentos oficiais produzidos no âmbito do Ibama deverão ser criados por meio do editor de textos do SEI, exceto quando:

6.3.1. tal medida for tecnicamente inviável;

6.3.2. o documento oficial contenha elemento cuja formatação seja incompatível com o editor de textos do SEI;

6.3.3.houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo; ou

6.3.4. existir previsão de exceção em instrumento normativo próprio.

6.4. No caso das exceções previstas no item 6.3, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em suporte físico, assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória, e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI e arquivados em local apropriado, devendo justificar o ocorrido mediante certidão assinada por servidor ou autoridade competente.

6.5. O processo eletrônico no SEI deve ser criado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes aspectos:

6.5.1. informar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo, definidos segundo a legislação pertinente;

6.5.2. ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;

6.5.3. possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;

6.5.4. permitir a vinculação entre processos; e

6.5.5. observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção.

6.6. Ao capturar documentos externos para o SEI, deverá ser utilizado formato PDF/A (Portable Document Format/Archive).

6.7. O Sedin definirá o limite do tamanho individual de arquivos capturados para o SEI como documentos externos.

6.8. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo serão gravados em formato de compressão, que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo a sua inteligibilidade, de modo a garantir que os arquivos não ultrapassem o limite de que trata o item 6.7.

6.8.1. Os demais documentos digitais serão gravados nos formatos disponibilizados pelo SEI.

6.9. Deverá ser evitada a replicação de registros já existentes a fim de não sobrecarregar o banco de dados do sistema.

6.10. A remissão a documentos e processos deve ser feita por meio das funções “Link SEI” ou “Relacionamentos do Processo”.

6.11. Os documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o item 6.7 serão mantidos em mídia digital, identificada no processo com tipo de documento específico e arquivada na unidade responsável pelo processo correspondente, para posterior transferência ao Arquivo Central.

6.12. Os documentos gerados ou inseridos no SEI deverão ser categorizados, conforme níveis de restrições de acessos permitidos, como público, restrito ou sigiloso.

6.13. Os documentos e/ou processos categorizados com o nível de acesso público poderão ser visualizados por todos os usuários internos, externos a através de consulta pública ao sistema.

6.14. Todos os documentos produzidos ou inseridos no âmbito do SEI constituirão ou se vincularão a um processo eletrônico, sendo de responsabilidade exclusiva do usuário os seus registros.

6.15. O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em papel, tais como capeamento, criação de volumes, inclusão de termos, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

6.16. No registro dos documentos no SEI, deverá ser escolhido o tipo de processo adequado e em conformidade com o assunto do documento.

6.17. Caso seja necessária a criação de um novo modelo de processo ou documento no SEI, a unidade interessada deverá solicitar ao Sedin, que avaliará a pertinência da demanda. Em caso de concordância, será inserido o novo modelo.

6.17.1. Caso seja necessário realizar a alteração que trata o item 6.17, o usuário deverá solicitá-la ao Sedin.

6.17.2. Com a devida justificativa o chefe da unidade poderá solicitar junto ao Sedin atribuir a um usuário o perfil de “administrador de árvore de processo”.

6.18. Documentos que demanda análise preliminar formal da minuta, devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio de minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado.

6.19. Documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.

6.19.1. Quanto ao disposto no item 6.19, em se tratando de documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente no teor do documento, indicando as unidades participantes.

6.19.2. As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do órgão emissor do documento somente deverão ser apostas na versão definitiva para encaminhamento

6.20. Qualquer usuário interno poderá elaborar documentos no SEI, bem como assinar aqueles de sua competência, observado o disposto nesta Portaria Normativa.

7. DA ASSINATURA ELETRÔNICA

7.1. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI, terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:

7.1.1. assinatura digital; baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à ICP-Brasil; e

7.1.2. assinatura cadastrada; mediante login e senha de acesso do usuário.

7.2. As assinaturas digitais e cadastradas, são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular a sua guarda e sigilo.

7.3. O uso da assinatura digital é preferencial para documentos de conteúdo decisório ou destinados ao público externo, adotando-se para os demais casos a modalidade de assinatura cadastrada.

7.4. Os documentos arquivísticos digitalizados e autenticados por assinatura digital, juntados aos processos eletrônicos no SEI serão considerados cópia autenticada administrativamente e, quando não forem autenticados digitalmente, terão valor de cópia simples.

7.5. Quando o documento a ser inserido no SEI, for oriundo de digitalização de original em suporte físico, sua autenticação por assinatura digital tem como principal objetivo atender à Lei nº12.682, de 2012.

8. DA RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS, DA CAPTURA PARA O SEI E DA DIGITALIZAÇÃO

8.1. O Ibama receberá documentos externos, preferencialmente encaminhados em meio eletrônico e assinados digitalmente conforme legislação vigente.

8.2. Os documentos em suporte físico de procedência externa, recebidos nas unidades protocolizadoras do Ibama, serão capturados para o SEI observando os seguintes procedimentos:

8.2.1. verificar se o documento é destinado ao Ibama, se o invólucro do documento ou processo se encontra íntegro e se será objeto de digitalização para o SEI;

8.2.2. havendo indícios de violação, devolvê-lo, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar à autoridade competente;

8.2.3. averiguar se o documento recebido é original, cópia autenticada em cartório ou cópia simples;

8.2.4. identificar se o documento é oficial ou particular, ostensivo ou sigiloso, ordinário ou urgente, fazendo a separação conforme especificações para que sejam adotados os procedimentos específicos;

8.2.5. verificar se o documento recebido está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s), caso negativo, devolver o documento;

8.2.6. para a digitalização em alimentação automática, as peças deverão estar em bom estado de conservação (sem danos/rasgos), bem como ser procedida a retirada de sujidades e objetos como clipes, grampos, fitas adesivas e afins. Não deverão ser digitalizados em alimentação automática, documentos como papel-carbono, papel arroz e outros materiais frágeis;

8.2.7. digitalizar o suporte físico em sua integralidade, gerando uma fiel representação digital em formato PDF, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi, com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres – OCR, preferencialmente em tons de cinza exceto para documentos que apresentem necessidade de cor.

8.2.8. quanto aos originais dos documentos, após a digitalização e inserção no SEI, deverá ser anotado o número SEI e o NUP no canto superior direito da primeira página do documento físico;

8.2.9. capturar o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI, informando a data de produção do documento e a identificação adequada do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação pertinente;

8.2.10. em caso de indisponibilidade do sistema, os documentos recebidos serão carimbados ou etiquetados com a data e hora de recebimento pelo Ibama;

8.2.11. conferir e autenticar no SEI o arquivo digital resultante da digitalização; e

8.2.12. tramitar o processo para a unidade de destino por meio do SEI.

8.3. Serão autuados como novos processos no SEI, documentos avulsos de procedência externa que não possuam referência expressa ao número de processo já existente ou se refiram a processo ou documento físico ainda não convertidos para processo eletrônico.

8.4. Processos de procedência externa recebidos em suporte físico serão protocolizados no SEI com NUP próprio do Ibama, quando deverão ser digitalizados e capturados para o SEI, mantendo-se o número NUP anterior como referência.

8.4.1 O documento, avulso ou processo, recebido de órgão ou entidade não integrante da Administração Pública Federal receberá um NUP e a identificação de origem, se houver, será mantida como referência.

8.5. Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, devidamente justificados, a digitalização de processos ou documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até cinco dias úteis, contados da data de seu recebimento no Ibama.

8.5.1. Quando for impossível ou inviável a digitalização devido às características intrínsecas do suporte, mau estado de conservação do documento ou quando se tratar de documentos digitais superiores à capacidade de carregamento do SEI, será possível a tramitação em suporte físico do original ou a guarda para consulta na unidade responsável pelo cadastramento.

8.5.2. Os documentos mencionados no item 8.5.1 deverão ser informados nos respectivos processos mediante despacho, no local onde deveriam ser inseridos no SEI, o qual deve registrar se o documento está sendo tramitado fisicamente ou armazenado para consulta.

8.6. Quando for encaminhada mídia eletrônica junto à documentação física, a unidade protocolizadora deverá fazer a inserção do conteúdo no SEI.

8.6.1 Se a mídia eletrônica estiver vazia ou contiver arquivo danificado, a unidade protocolizadora deverá registrar o fato e comunicar imediatamente à autoridade endereçada no documento.

8.6.2. Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização, ou inserção no sistema do documento recebido, este ficará sob a guarda da unidade protocolizadora, que o disponibilizará ao destinatário mediante solicitação.

8.6.3. As mídias eletrônicas não suportadas pelo SEI serão armazenadas preferencialmente em pastas de rede, as quais podem ser públicas ou de acesso restrito, a depender da natureza das informações nelas contidas.

8.7. Documentos formalmente encaminhados ao Ibama ou a seus integrantes, devem ser digitalizados e registrados no SEI pela respectiva unidade protocolizadora, identificados com NUP e tramitados às unidades, conforme item 11.

8.7.1. Constituem-se exceções e serão entregues por meio de registro no Livro de Protocolo:

8.7.1.1. correspondências com qualquer indicação de sigilo ou “aos cuidados”;

8.7.1.2. documentos ou processos abordando procedimentos correcionais conduzidos no âmbito do Ibama;

8.7.1.3. processos requisitados de outros órgãos para fins de supervisão correcional;

8.7.1.4. formulários, convites, atestados médicos, brindes e livros; e

8.7.1.5. documentos referentes a processos licitatórios da Instituição ou chamamento público.

8.7.2. As unidades ao receber os documentos listados no item 8.7.1, a seu critério poderá encaminhá-los à unidade protocolizadora, para o devido registro no SEI, exceto as informações de natureza restrita que serão digitalizadas para o SEI e categorizadas no seu nível de acesso pelo destinatário interessado.

8.7.3. No caso de documentos que se refiram a processos com restrição de acesso, a própria área recebedora deverá providenciar o seu tratamento, se for o caso, sua inserção no sistema.

8.8. Os documentos de procedência interna em suporte físico serão capturados para o SEI observando a sequência dos procedimentos:

8.8.1. verificar se o documento a ser digitalizado possui ou não registro nos sistemas do Ibama;

8.8.2. digitalizar o suporte físico na sua integralidade, gerando uma fiel representação digital em formato PDF/A, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi, com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres – OCR, preferencialmente em tons de cinza exceto para documentos que apresentem necessidade de cor;

8.8.3. capturar o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI, informando a indicação da real data do documento e a identificação adequada do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação pertinente;

8.8.4. conferir e autenticar no SEI o arquivo digital resultante da digitalização; e

8.8.5. tramitar processo para a unidade de destino por meio do SEI.

8.9. A documentação física ficará sob a custódia da unidade responsável pelo registro que procederá posteriormente sua transferência ao Arquivo Central.

8.10. Em se tratando de documento avulso interno, que não possua NUP, o processo eletrônico a ser aberto no SEI deve seguir a numeração automática do sistema.

8.11. Não deverão ser objeto de digitalização nem capturados para o SEI, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

8.11.1. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizem documentos arquivísticos;

8.11.2. as correspondências e encomendas de caráter particular não serão consideradas documentos arquivísticos, portanto, não serão recebidas pelas unidades protocolizadoras do Ibama; e

8.11.3. documentos que possuam indicação de classificação da informação nos graus de Reservado, Secreto e Ultrassecreto, conforme estabelecido no art. 39 do Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, recomenda-se que não sejam capturados para o SEI.

8.12. Os documentos digitalizados e inseridos no processo eletrônico autenticado por servidor autorizado, têm a mesma força probante dos originais.

8.13. Os documentos recebidos em meio físico, que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório, preferencialmente, serão devolvidos ao interessado pela unidade protocolizadora após realizada a sua digitalização.

8.13.1. Serão mantidos sob guarda do órgão, qualquer documento, quando se justifique essa opção, mediante manifestação do dirigente da unidade, onde serão avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinados conforme a legislação arquivística em vigor.

8.13.2 Os documentos recebidos em papel, que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples serão descartados após realizada a sua digitalização.

9. DO PROTOCOLO DIGITAL

9.1. O Protocolo Digital do Ibama é um serviço disponibilizado no Portal de Serviços GovBR, que possibilita o envio de solicitações, requerimentos, pedidos e documentos em geral de forma eletrônica, sem a necessidade de deslocamento presencial ao setor de Protocolo ou o envio de correspondência postal.

9.2. O Ibama receberá a documentação protocolizada eletronicamente em sistema próprio do Portal de Serviços GovBR para o Protocolo Digital, que será submetida à análise (triagem) antes de ser registrada no SEI.

9.3. O resultado da triagem poderá ser:

9.3.1. indeferimento (conclusão da solicitação sem registro no SEI) – protocolo de documento que contenha conteúdo injurioso, ameaçador, ofensivo à moral ou contrário à ordem pública e aos interesses do País;

9.3.2. devolução para correção de pendências – protocolo de documento ilegível, em branco ou que impossibilite o encaminhamento da demanda internamente; ou

9.3.3. conclusão da solicitação – registro no SEI para encaminhamento à unidade responsável pela análise do assunto a que se refere o(s) documento(s) protocolizado(s).

9.4. Ocorrido o registro no SEI, o cidadão será informado do respectivo NUP via e-mail e mediante acesso identificado no Portal de Serviços GovBR.

9.5. Para a assinatura de documentos e contratos celebrados com o Ibama ou mesmo obter vistas a documentos e processos administrativos com restrição de acesso, o usuário externo deve utilizar a funcionalidade de Peticionamento Eletrônico do SEI.

9.6. A tramitação de processos com órgãos e entidades da administração, será, preferencialmente, por meio do módulo de Barramento de Serviços do PEN.

10. DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

10.1. Todos os processos do SEI serão classificados com base no Código de Classificação das Atividades-meio da Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq e Plano de Classificação de Documentos da Área Fim do Ibama de forma automática conforme o tipo de processo escolhido no sistema.

10.2. A classificação por assunto é automaticamente inserida de acordo com o tipo de processo escolhido e não deve ser alterada pela unidade.

10.2.1 O preenchimento da especificação deve ser realizado de forma objetiva e compreensível para os demais usuários.

10.3. Os documentos produzidos ou incluídos nos processos dispensam o preenchimento da classificação por assuntos, pois, recebem a mesma classificação arquivística do processo.

11. DA TRAMITAÇÃO

11.1. A tramitação de processos entre unidades administrativas deverá ser realizada por meio do SEI, utilizando-se a funcionalidade “Enviar Processo”, precedido de documento inserido na árvore do processo, não sendo permitido o uso de recursos substitutivos como o envio de documento por correio eletrônico.

11.2. Os documentos que tratem de procedimentos licitatórios recebidos no Ibama serão encaminhados à unidade organizacional competente que procederá à digitalização e o devido registro no SEI.

11.3. Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral poderão ser tramitados diretamente para a unidade destinatária.

11.4. Poderão ser criadas no SEI unidades de fluxo de trabalho para recebimento e trâmite, correspondentes a atividades que gerem demandas expressivas de movimentação de processos, as quais devem ser vinculadas a uma unidade administrativa.

11.4.1 As unidades referidas no item 11.4, receberão o NUP da unidade administrativa a qual são vinculadas.

11.4.2. Os dirigentes das Unidades do órgão deverão formalizar solicitações de criação de unidades de fluxo de trabalho ao Sedin.

11.5. No SEI, após atendida todas as demandas dos processos, estes serão concluídos ou fechados pela unidade detentora e arquivados na forma digital.

11.6. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área recebedora do trâmite promoverá imediatamente:

11.6.1. a sua devolução ao remetente; ou

11.6.2. o seu adequado direcionamento.

11.7. Caso seja necessário o envio de processo físico, este deve ser preparado pela unidade interessada para posterior remessa pela equipe de protocolo. 12. DO ENVIO E DA EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS PARA OUTROS ÓRGÃOS

12.1. A tramitação de processos entre o Ibama e outros órgãos que utilizam o SEI ou outras soluções de processo eletrônico ocorrerá por meio do Barramento de Serviços do PEN.

12.2. Caso o órgão ou entidade destinatária não esteja recorrendo à solução, o encaminhamento será pela disponibilização de acesso externo ao processo a partir do SEI ou e-mail/SEI (em pdf), com a inserção da confirmação de recebimento, registrado nos andamentos do processo.

12.3. A expedição de documentos e processos em suporte físico deverá ser realizada pela unidade protocolizadora, observando o disposto na Portaria Interministerial nº

1.677, de 7 de outubro de 2015, do Ministério da Justiça e Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

12.4. O envio de documentos oficiais para pessoas físicas e jurídicas será efetivado em meio eletrônico, ressalvadas as situações de:

12.4.1. inviabilidade técnica;

12.4.2. indisponibilidade do sistema em que o prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo; ou

12.4.3. exceção prevista em instrumento normativo próprio.

12.5. Os comprovantes de recebimento de documentos expedidos deverão ser inseridos no respectivo processo no SEI para eventual necessidade de verificação de entrega.

13. DO BARRAMENTO DE SERVIÇOS DO PEN

13.1. O módulo de Barramento de Serviços do PEN, deverá ser utilizado quando for necessária a tramitação de processos a órgãos ou entidades externas ao Ibama, que possuem os mais diferentes sistemas de processo administrativo eletrônico, como o SEI, SAPIENS, eDOC, SIPAC, SUAP, entre outros.

13.1.1. A funcionalidade de disponibilização de acesso externo ao processo deve ser utilizada, alternativamente, caso o órgão ou entidade destinatária não esteja fazendo uso da solução de que trata o item 13.1.

13.2. O Barramento PEN é uma plataforma com infraestrutura centralizada desenvolvida pelo Ministério da Economia, que permitirá estabelecer um protocolo comum de trâmite de processos eletrônicos entre Órgãos. Sua operabilidade com o SEI terá aplicação de normas específicas.

14. DA ANEXAÇÃO, DO RELACIONAMENTO E DO SOBRESTAMENTO DE PROCESSOS

14.1. Deve ocorrer a juntada por anexação quando se tratar de processos com mesmo assunto ou que devam ser analisados e decididos de forma conjunta.

14.2. Como regra, o processo mais novo é anexado ao processo mais antigo, de modo que o mais novo passa a compor a árvore de documentos do mais antigo, além de indicar o antigo como processo principal.

14.3. Caso a Unidade considere que o processo principal não deva ser o mais antigo, poderá proceder à anexação, indicando o processo mais novo como principal, no SEI.

14.4. O processo a ser anexado não pode ter processos anexos a ele.

14.5. A desanexação de processos poderá ser feita, excepcionalmente, por meio de solicitação ao Sedin, fundamentada em Termo de Desanexação de Processo assinado pelo solicitante da unidade no âmbito do processo principal.

14.6. Caso um documento externo tenha sido cadastrado no SEI e a unidade verifique a necessidade de incluí-lo em outro processo já cadastrado, a unidade poderá:

14.6.1. realizar a juntada por anexação dos dois processos; ou

14.6.2. solicitar à unidade protocolizadora que realize a movimentação do documento de um processo para outro.

14.7. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar dois ou mais processos entre si com o objetivo de complementar e facilitar a busca de informações, dispensando a juntada por anexação.

14.8. No relacionamento, não há vinculação entre as tramitações dos processos eletrônicos, que continuam a ser tramitados normalmente e de forma autônoma.

14.9. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal constante do próprio processo ou de outro processo a partir do qual se determina o sobrestamento, observada a legislação pertinente.

14.9.1. O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu número SEI e seu teor resumido devém constar do campo motivo para sobrestamento do processo no SEI.

14.9.2. O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.

15. DA EXCLUSÃO E DO CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS

15.1. A operação de exclusão é permitida para qualquer unidade ou usuário interno e somente para documentos incluídos no SEI, assinados ou não, que ainda não tenham sido tramitados ou acessados por outras unidades.

15.2. A exclusão deve ser realizada para documentos desnecessários ao processo.

15.3. Os documentos poderão ser cancelados, pelas unidades que os assinaram, mediante justificativa e uso da funcionalidade de atualização de andamento do processo.

15.3.1. Os documentos cancelados não poderão ser recuperados para consulta ou utilização.

15.3.2. Os documentos oficiais do Ibama somente poderão ser cancelados por determinação formal do dirigente da unidade respectiva, a qual deve ser motivada e inserida no processo.

15.3.3. Quando o documento a ser cancelado tiver sido assinado por diversas autoridades, o termo de cancelamento de documento deverá ser assinado pela maior autoridade signatária.

15.4. Não é permitida a exclusão e cancelamento de documentos assinados por outras unidades.

15.5. Todos os cancelamentos e exclusões serão registrados no sistema com os dados do responsável pela ação.

16. DO ACESSO E PERMISSÕES INTERNAS

16.1. Para acesso ao sistema SEI poderá ser utilizado um dos navegadores: Mozilla Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer (nas suas versões atualizadas) para melhor desempenho do Sistema.

16.2. Em razão da portabilidade o sistema pode ser acessado remotamente por microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google), possibilitando que os usuários trabalhem a distância.

16.3. O cadastro da permissão de acesso será realizado de forma automática para os usuários internos do Ibama, que devem utilizar usuário e senha cadastrados na Infraestrutura de Rede do Ibama (https://ibamanet.ibama.gov.br) para acessar o SEI pelo endereço eletrônico https://sei.ibama.gov.br.

16.3.1. O usuário interno que não tiver sua permissão de acesso automática deverá solicitar seu cadastro (via e-mail sei.sede@ibama.gov.br) para o Sedin.

16.3.2. Para permissão de acesso a mais de uma lotação, é necessário que o responsável da unidade dirija a respectiva solicitação ao Sedin por meio do e-mail sei.sede@ibama.gov.br que adotará as providências em até 48 horas, exceto finais de semana, feriado se pontos facultativos.

17. DO NÍVEL DE ACESSO

17.1. A categorização do nível de acesso aos documentos e processos é obrigatória e deve ser realizada com base na análise de seu conteúdo, observando a legislação vigente.

17.2. Os documentos e processos criados ou incluídos no SEI devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:

17.2.1. Público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado;

17.2.2. Restrito, com acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e

17.2.3. Sigiloso, com acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI sobre o processo, em determinada unidade.

17.3. Os documentos produzidos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso Público e, excepcionalmente, Restrito ou Sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável no ato de sua criação.

17.4. O nível de acesso Sigiloso, de que trata o item 17.2.3, deverá obrigatoriamente observar as hipóteses de classificação da informação, previstas nos arts.23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011, em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, ou de outra Legislação específica que preveja o sigilo da informação.

17.5. Os processos sigilosos não são recuperáveis pela pesquisa e não são registrados nas estatísticas do sistema. Já os processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa.

17.6. Os processos e documentos classificados com o nível de acesso público poderão ser visualizados por todos os usuários internos, sendo franqueado o acesso aos usuários externos mediante a “Pesquisa Pública” ou a solicitação de vista processual.

17.7. A restrição de acesso a um processo, é recomendada nos casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos e deverá ser informada uma das hipóteses legais previamente configurada no sistema que ampara tal situação.

17.7.1. Qualificam-se documentos restritos, aqueles que contenham informações com o intuito de resguardar o interesse do Ibama ou a proteção institucional.

17.7.2. São passíveis de salvaguarda, os documentos e pareceres que embasarem decisões orçamentárias, financeira e/ou consultiva, informações pessoais e pessoais sensíveis e edição de ato normativo.

17.8. Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão ter níveis de acessos restritos, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do ato ou decisão subsequente, redefinindo seus níveis de acesso para público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os correspondentes documentos.

17.9. Para o caso de documentos preparatórios, caberá à unidade administrativa responsável pela definição do nível de acesso restrito a obrigatoriedade de redefinir o acesso para público após a conclusão do ato.

17.9.1. O disposto no item 17.8. não se aplica quando o documento preparatório for publicado em decorrência de sua consulta pública ou de outras hipóteses previstas em lei, ou em regulamentação específica.

17.9.2. Os processos serão iniciados como restritos à unidade, com a hipótese legal de Restrição de Acesso a Documento Preparatório, sendo cada documento inserido no processo avaliado individualmente para fins de definição de sua salvaguarda de acesso.

17.9.3. Caso haja alguma alteração na fundamentação legal que motivou a restrição de acesso ao processo ou documento, o usuário deverá atualizar o registro no sistema.

17.9.4. Ao se criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.

17.10. É vedado dar ciência a terceiros dos processos públicos de licitação que possuam Termo de Referência e Projeto Básico antes de os editais serem publicados em Diário Oficial.

17.11. Os documentos cuja informação se enquadre em hipóteses legais que não se sujeitem ao disposto no Decreto nº 7.724, de 16 maio de 2012 e a restrição de acesso esteja prevista em legislação específica, devem ser produzidos e movimentados pelo SEI, conforme disposto nesta Portaria.

17.12. Processos classificados como sigilosos pelas regras da Lei de Acesso à Informação – LAI, Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, devem possuir forma híbrida, devendo ser autuado no SEI, com nível de acesso Restrito ou Sigiloso, e ter sua tramitação registrada no SEI, onde os documentos ostensivos serão produzidos e/ou inseridos no sistema, enquanto os documentos e informações sigilosas devem constar apenas em meio físico. e ter apenas sua tramitação registrada no SEI, enquanto os documentos devem constar apenas no processo físico.

17.12.1. O processo sigiloso, além do campo “hipótese legal”, apresenta a relação de categorias do sigilo (Secreto, Ultrassecreto e Reservado), de seleção obrigatória, em conformidade com a Lei de Acesso à Informação.

17.12.2. O nível de acesso Restrito – Usuário (Sigiloso), será atribuído ao processo que contenha informação restrita não classificada, e que deva temporariamente, ter seu acesso limitado aos usuários internos que possuam credenciais de acesso para o referido processo.

17.12.3. A unidade administrativa detentora do processo eletrônico sigiloso, deverá de ofício, segundo legislação aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso limitado.

17.13. Os procedimentos relativos à disponibilização, à classificação, ao tratamento e à gestão da informação de natureza restrita, no âmbito do Ibama, obedecerão às disposições contidas em legislação específica.

17.14. Caso alguma informação já incluída no SEI deva ser classificada em grau de sigilo, a autoridade responsável pela classificação deverá entrar em contato com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos – CPads para as providências pertinentes.

17.15. Documentos sigilosos recebidos pelas unidades protocolizadoras serão encaminhados às unidades destinatárias sem abertura do invólucro destes.

18. DO PERFIL DE ACESSO

18.1. Cabe ao Sedin atribuir os perfis de acesso do SEI aos usuários já cadastrados no Ibama.

18.2. Se necessário, a Coordenação Geral de Tecnologia da Informação – CGTI também poderá realizar a atribuição de perfis de acesso do SEI.

18.3. Estará disponível aos usuários do SEI, no mínimo, um dos seguintes perfis e funcionalidades;

18.3.1. Administrador: é o perfil adequado para o monitoramento e a gerência do sistema. Permite configurar itens de gestão, ou seja, permite definir o perfil dos usuários, liberar o acesso a unidades funcionais, criar assinaturas para as unidades, listar os tipos de documentos configurados, criar modelos de documentos e criar ou desativar tipos de processos;

18.3.2. Básico: perfil adequado para a maioria dos usuários, destinado à criação, instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos;

18.3.3. Colaborador (Básico sem assinatura): destinado à criação, instrução e tramitação de processos, bem como a produção de documentos; e

18.3.4. Informática: é o perfil indicado para os usuários da unidade de TI e que possuem interlocução com administradores do SEI. Permite acessar informações relacionadas a logs e módulos do sistema, ou seja, permite configurar itens técnicos do sistema.

18.4. Outros perfis pré-definidos com funcionalidades específicas, podem ser concedidos em conformidade com as funções desempenhadas pelos servidores no órgão:

18.4.1. Administrador de Usuário Externo: perfil dá acesso ao menu de usuários externos do SEI, é concedido a todos os servidores (perfil básico) lotados nas unidades protocolizadoras (Coads e Sedin).

18.4.2. Administrador de Árvore de Processos: possibilita ordenar os documentos que compõem o processo, recomenda-se cuidado ao utilizar esta funcionalidade, uma vez que altera a ordem cronológica dos documentos produzidos/incluídos no processo;

18.4.3. Ouvidoria: perfil adequado para os usuários da unidade “Ouvidoria”. Permite executar funções específicas de ouvidoria, como responder a formulários de ouvidoria ou gerar estatísticas sobre ouvidoria;

18.4.4. Acervo de sigilosos: destinado aos servidores designados como coordenadores de acervos sigilosos do SEI, com função de consultar processos do tipo “Restrito – Usuário” na unidade, ativar credenciais em processos sem credencial ativa e cancelar credenciais inativas;

18.4.5. Pontos de Controle: destinado aos servidores designados como pontos focais do SEI, com função de criar usuários e conceder acessos;

18.4.6. Inspeção: é o perfil adequado para usuários restritos relacionados à gestão. Permite executar funções específicas de inspeção, tais como a quantidade de processos em tramitação, documentos gerados e recebidos no órgão (por tipo e data), a última movimentação dos processos criados no órgão e os tipos de documentos gerados; 18.4.7. Arquivamento: é o perfil indicado para os usuários da unidade administrativa “Arquivo”. Permite executar funções específicas de arquivo, ou seja, permite cancelar recebimento de processos e desarquivá-los; e

18.4.8. Consulta: Perfil destinado à consulta de processos e documentos, sem opção de criação de dados e ações nos processos existentes.

18.5. Os servidores do Ibama serão considerados usuários internos e terão perfil básico.

18.6. Os terceirizados contratados pelo Ibama e os estagiários serão considerados usuários internos e terão o perfil Colaborador.

18.6.1. Os usuários com perfil Colaborador não poderão assinar e cancelar documentos no âmbito do SEI.

18.7. O cadastro dos usuários será feito da seguinte forma:

18.7.1. o usuário, previamente cadastrado no Ibamanet, deverá fazer a solicitação ao Sedin, por meio do e-mail sei.sede@ibama.gov.br;

18.7.2. a chefia imediata aprovará ou negará a solicitação; e

18.7.3. o administrador do sistema fará o devido cadastramento de acordo com os perfis dos itens 18.2 e 18.3.

18.8. Um mesmo usuário poderá estar associado a mais de um setor no SEI, desde que a autoridade competente do outro setor solicite sua inclusão.

18.9. As unidades deverão revisar periodicamente a listagem dos respectivos usuários internos e informar ao Sedin sempre que houver alterações.

19. DO USUÁRIO EXTERNO

19.1. Poderão ser cadastrados como usuários externos, pessoas físicas que participam ou tenham demandas na condição de interessados em processos administrativos no Ibama, pessoas jurídicas na mesma situação (representada por pessoa física).

19.2. O cadastro de que trata o item 19.1 permite ao usuário externo:

19.2.1. encaminhar requerimentos, petições e outros documentos ao Ibama;

19.2.2. acompanhar o trâmite e ter acesso ao conteúdo de processos de seu interesse, mediante autorização da unidade responsável pela informação, nos casos de processos restritos;

19.2.3. assinar eletronicamente contratos, convênios, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o Ibama;

19.2.4. receber ofícios e notificações; e

19.2.5. solicitar vista de documentos ou processos administrativos eletrônicos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente interessado.

19.3. O cadastramento do usuário externo é ato pessoal e intransferível, e dar-se-á a partir do preenchimento do formulário disponível no sítio eletrônico do Ibama, criando um login e senha de acesso ao SEI.

19.4. A liberação do cadastro para o usuário externo, será condicionado à apresentação ou encaminhamento do documento de identificação civil no qual conste o número do CPF, comprovante de residência e do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade (anexo II).

19.5. A efetivação do cadastro, importará na aceitação das condições regulamentares que disciplinam o SEI e a correta apresentação da documentação solicitada pelo sistema durante o registro dos dados pessoais.

19.6. A apresentação dos documentos que trata o item 19.4, poderá ser das seguintes formas:

19.6.1. preferencialmente, de forma eletrônica, por documento PDF enviados por e-mail ao (sei.sede@ibama.gov.br), no caso do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade que esteja assinado com Certificado Digital ICP-Brasil válido;

19.6.3. alternativamente, de forma eletrônica, por documento PDF enviados por e-mail ao (sei.sede@ibama.gov.br), no caso do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade que esteja assinado manualmente em conformidade com a assinatura do documento informado, situação sujeita a conferência das informações prestadas;

19.6.4. entregue por meio de terceiros em uma das unidades protocolizadoras do Ibama, após o preenchimento do formulário online, do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade com firma reconhecida em cartório, cópias autenticadas do documento de identificação civil no qual conste CPF e do comprovante de residência; ou

19.6.5. enviados pelos correios, após o preenchimento do formulário online, para o endereço do Protocolo Sede do Ibama (endereço: SCEN, Av. L4, Trecho 2, Asa Norte, Edifício Sede do Ibama, Brasília/DF, CEP: 70.818-900), postagem contendo – Termo de Declaração de Concordância e Veracidade com firma reconhecida em cartório, cópias autenticadas do documento de identificação civil no qual conste CPF e do comprovante de residência.

19.6.6. Para cada solicitação de cadastro externo, o setor de protocolo da unidade administrativa deverá inaugurar processo SEI próprio, onde será inserida toda a documentação apresentada pelo solicitante.

19.7. O sistema SEI possui a funcionalidades de vinculação dos usuários externos com pessoas jurídicas, como seus representantes ou responsáveis legais.

19.8. Havendo renúncia do procurador ou revogação do instrumento de outorga de poderes, a revogação do acesso ao processo deverá ser formal e imediatamente comunicada pelo renunciante ou parte interessada, mediante petição específica à uma unidade protocolizadora do Ibama.

19.9. A análise da documentação e a liberação do cadastro do usuário externo será realizada pela unidade protocolizadora, no mesmo dia para os documentos encaminhados pela manhã, no seguinte dia útil para os documentos encaminhados nos demais períodos, o resultado será informado por mensagem eletrônica, inclusive quando houver divergência nas informações.

19.9.1. Nos casos em que o cadastro se dê em final de semana ou feriado, a análise e liberação do acesso ao SEI para o usuário externo, será realizada no primeiro dia útil seguinte.

19.9.2. Após a liberação do cadastro do usuário externo, compete às unidades envolvidas a concessão de acesso a documentos ou processos no SEI.

19.9.3. É de exclusiva responsabilidade do usuário externo o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não cabendo, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido.

19.9.4. As disponibilizações de acesso a processos do SEI, devem obedecer à legislação pertinente ao acesso à informação – LAI, bem como as disposições da Política de Segurança da Informação e o disposto nesta Portaria.

19.9.5. O cadastro do usuário externo será excluído caso os documentos exigidos no item 19.4 não sejam apresentados no prazo máximo de sessenta dias corridos.

19.9.6. Caso haja identificação de indício de irregularidade, a qualquer momento, o usuário externo poderá ter a liberação suspensa até a verificação, sem prejuízo das penalidades aplicáveis no caso da apresentação de informações falsas ou enganosas.

19.10. O Ibama poderá aceitar cadastros de usuários externos realizados em plataforma do governo federal de cadastro centralizado de identificação digital dos cidadãos.

19.11. O cadastro de representante como usuário externo é:

19.11.1. obrigatório para fornecedores que tenham ou pretendam ter contrato de fornecimento de bens ou serviços com o Ibama, ressalvados os casos de outros órgão ou entidades públicas que possuam regulamento específico; e

19.11.2. opcional para os demais casos.

19.12. As pessoas jurídicas deverão indicar, por petição específica, representantes cadastrados para o recebimento das intimações que lhes poderão ser dirigidas até que seja implantada a funcionalidade de controle de representação das pessoas jurídicas no sistema.

19.12.1. O controle dos representantes das pessoas jurídicas ou procuradores deverá ser feito pelas unidades responsáveis pelos processos administrativos.

19.12.2. Ausente a indicação de que trata o item 19.12 o Ibama intimará a pessoa jurídica por meio de quaisquer dos representantes que, em outros processos físicos ou eletrônicos, tenham comprovado poderes de representação.

19.13. são de exclusiva responsabilidade do usuário externo:

19.13.1. o sigilo da senha de acesso;

19.13.2. a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e os constantes do documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;

19.13.3. informar o e-mail pessoal com o nome da pessoa cadastrada, considerando que o e-mail constitui login para efetuar a assinatura eletrônica de documentos públicos, por isso, trata-se de informação de caráter pessoal e intransferível;

19.13.4. enviar documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

19.13.5. averiguar o recebimento de confirmação eletrônica do Ibama referentes aos documentos transmitidos eletronicamente;

19.13.6. observar que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até as 23 (vinte e três) horas, 59 (cinquenta e nove) minutos e 59 (cinquenta e nove) segundos do último dia do prazo, conforme o horário oficial de Brasília, independente do fuso horário em que se encontre o usuário externo; e

19.13.7. realizar consultas periódicas ao SEI, de modo a verificar o recebimento de intimações que contará um prazo de quinze dias a partir da recepção da notificação para informações adicionais.

19.14. O Ibama poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original do documento enviado eletronicamente ou digitalizado pelo interessado.

19.15. Informações adulteradas, tem como consequência a responsabilização do usuário externo pelas ações efetuadas, as quais são passíveis de apuração nas esferas administrativa, civil e penal.

19.16. O não cadastramento como usuário externo no SEI, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do SEI, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais;

19.17. A efetivação por meio eletrônico de todos os atos e comunicações processuais entre o Ibama, o usuário ou a entidade porventura representada, não admitirão intimação ou protocolização por meio diverso, exceto nas situações em que for tecnicamente inviável, ou em caso de indisponibilidade do sistema em que o prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo ou outra exceção prevista em instrumento normativo próprio.

20. DO PETICIONAMENTO E INTIMAÇÃO ELETRÔNICA

20.1. O peticionamento eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI, que fornecerá recibo eletrônico de protocolo constando os seguintes dados:

20.1.1. o número do processo correspondente;

20.1.2. lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;

20.1.3. data e horário do recebimento da petição; e

20.1.4. identificação do signatário da petição.

20.2. Serão aceitas as procurações eletrônicas que contenham assinatura digital, nos termos do subitem 7.1.1 do item 7.1, desta Portaria ou as emitidas e assinadas no SEI.

20.3. Os documentos digitalizados enviados pelos usuários por peticionamento eletrônico, serão considerados cópias simples, para todos os efeitos legais.

20.3.1. A apresentação dos originais dos documentos digitalizados pelos usuários externos será necessária apenas quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos itens 20.3.3 e 20.3.4.

20.3.2. O teor e a integridade dos documentos digitalizados mencionados no item 20.3, são de responsabilidade do usuário externo, que responderá de acordo com a legislação civil, penal e administrativa por eventuais adulterações ou fraudes.

20.3.3. Nos casos em que a integridade do documento digital for impugnada pela unidade responsável por analisar as informações inseridas no processo, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração ou de fraude, esta deverá dar conhecimento do fato à autoridade competente, no prazo de até cinco dias, para adoção das providências administrativas, civis e penais cabíveis.

20.3.4. O Ibama poderá exigir, a seu critério, até que acabe seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do documento original em papel, no âmbito do órgão, ou enviado por usuário externo, por peticionamento eletrônico, determinando o prazo de cinco dias para sua apresentação.

20.4. Os documentos originais, em suporte físico, cuja digitalização seja tecnicamente inviável, e os documentos nato-digitais em formatos originalmente incompatíveis ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema deverão ser apresentados fisicamente a unidade protocolizadora do Ibama, no prazo de dez dias úteis, contados do envio da petição eletrônica do documento principal.

20.4.1. A petição a que se refere o item 20.4 indicará expressamente os documentos que serão apresentados posteriormente.

20.4.2. O prazo disposto no item 20.4, para apresentação posterior do documento em meio físico, não exime o interessado do atendimento do prazo processual pertinente, que deve ser cumprido com o peticionamento dos demais documentos, especialmente do documento principal.

20.5. A utilização de e-mail ou de outros instrumentos congêneres não será admitida para fins de peticionamento eletrônico, ressalvados os casos em que regulamentos próprios do Órgão permitirem ou e-mail de alerta como link para a tela de Acesso Externo do SEI.

20.6. O SEI estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivos técnicos.

20.6.1. Será considerada motivo técnico a indisponibilidade quando for superior a 60(sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 7 (sete) horas e as 23 (vinte e três) horas e 59 (cinquenta e nove) minutos.

20.7. Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

20.7.1. acesso ao formulário de cadastro de usuário externo;

20.7.2. consulta aos autos digitais; e

20.7.3. peticionamento eletrônico diretamente pelo SEI.

20.8. Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.

20.8.1. Para contagem de prazo, não serão considerados os feriados estaduais, municipais ou distritais.

20.8.2. A indisponibilidade do SEI por motivo técnico no último dia do prazo prorroga-o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

20.9. As intimações aos usuários externos cadastrados na forma desta Norma, ou de pessoa jurídica por eles representada, serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais.

20.9.1. Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao teor do documento correspondente, conforme registrado no SEI.

20.9.2. Na hipótese do item 20.9.1, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a intimação será considerada realizada no primeiro dia útil seguinte.

20.9.3. As consultas mencionadas nos itens 20.9.1 e 20.9.2 deverão ser feitas em até quinze dias corridos, contados da data do envio da intimação, sob pena de se considerar automaticamente realizadas na data do término desse prazo.

20.9.4. Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual nos termos do item 20.9.3.

20.9.5. As intimações que viabilizem o acesso à íntegra do correspondente processo serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.

20.9.6. Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da intimação, esses atos processuais poderão ser praticados em meio físico, digitalizando-se o documento físico correspondente.

21. DO PEDIDO DE VISTA

21.1. Os pedidos de vista a processos públicos serão atendidos por meio da disponibilização do conteúdo em módulo próprio do SEI, ou por acesso à cópia do documento, preferencialmente, em meio eletrônico.

21.2. A disponibilização de acesso externo a documentos ou processos categorizados como restritos ou sigilosos no SEI poderá ser permitida, quando pertinente, mediante solicitação de vista processual pelo interessado.

21.2.1. Recomenda-se, que os processos categorizados como restritos ou sigilosos no SEI, que forem objeto de pedido de vistas sejam disponibilizados, por meio de arquivo em formato PDF ou ZIP, por usuário interno.

21.2.2. A disponibilização de que trata o item 21.2 será objeto de análise pela unidade administrativa que definiu o Nível de Acesso do processo/documentos como Restrito ou Sigiloso.

21.3. A concessão de vistas ao processo não suspende e nem interrompe a contagem dos prazos processuais.

21.4. Nos casos de processos ainda em suporte físico, a unidade responsável pela concessão de vistas deverá solicitar a prévia conversão do processo para o SEI.

21.5. Para os pedidos de vistas, deverá ser observado o disposto no item 19.9.4.

21.6. A critério da Unidade custodiante do processo, estabelece-se a concessão de prazo de vista do processo, sendo razoável o prazo mínimo de 5 (cinco) dias para usuário obter as cópias eletronicamente, e o prazo máximo permitido pelo sistema quando se tratar da parte interessada e seu procurador, advogado ou não.

21.6.1. O acesso aos diretamente interessados nos processos, pessoas físicas ou jurídicas e a seus procuradores legalmente constituídos, inclusive advogados, deve ser pelo tempo em que estiverem em tramitação.

21.6.2. O Estatuto da OAB art. 7º (Lei nº 8.906, de 4 de julho de 1994), prevê como direito do advogado, examinar autos de processos judiciais ou administrativos de qualquer natureza, findos ou em andamento, mesmo sem procuração.

21.6.2.1. Salvo quando, houver tratamento diferenciado, com relação a eventual sigilo que recaia sobre o processo ou partes dele, que necessita continuar resguardado nos termos da legislação de regência, a restrição para o acesso deve ser justificada nos autos.

21.6.3. Expirado o prazo, o usuário deixa de visualizar o conteúdo dos documentos, no entanto, fica disponibilizado seu andamento na árvore do processo, havendo movimentação pode-se conceder outros prazos de vista.

22. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO E DA DESTINAÇÃO FINAL

22.1. O encerramento do processo no SEI ocorrerá nas seguintes situações:

22.1.1. por deferimento ou indeferimento do pleito;

22.1.2. pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou

22.1.3. por decisão motivada de autoridade competente.

22.2. Havendo mais de um interessado, o fato descrito no subitem 22.1.2, do item 22.1, não prejudicará o prosseguimento do processo para os demais.

22.3. O processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente.

22.3.1. Caso o processo não seja concluído, o tempo que permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para fins de estatística no SEI.

22.4. A reabertura de processo eletrônico, será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar continuidade à ação administrativa.

22.5. Os processos eletrônicos serão mantidos até que seus prazos de guarda sejam cumpridos, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.

22.5.1. A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as unidades, nas quais o processo esteja aberto, indicarem sua conclusão diretamente no SEI.

22.5.2. Os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

2.5.3. Os processos e documentos em suporte físico, convertidos para eletrônico, e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

22.6. A eliminação de documentos digitais e não digitais, ocorrerá após concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPADs e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos de acordo com a Resolução nº 44, de fevereiro de 2020, do Conarq.

22.7. Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, acaso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.

22.8. Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação de forma a manter a integridade das informações.

22.9. Ressalvadas as hipóteses de devolução de documentos ao interessado, os documentos e processos físicos originais deverão ser arquivados nos setores com a atribuição de arquivo setorial, onde aguardarão a sua transferência ao Arquivo Central.

22.10. Exaurida todas as fases, tendo seu fim alcançado, documentos ou processos não digitais, serão arquivados mediante despacho da autoridade competente. O despacho deverá ser feito na última folha do documento, avulso ou processo, ou mediante a utilização de folha de despacho, indicando “Arquive-se”.

22.11. Concluída a operação de arquivamento, esta será registrada no sistema SEI ou excepcionalmente em formulário.

22.12. Os documentos, avulsos ou processos digitais, serão arquivados mediante despacho da autoridade competente, por meio do SEI com o respectivo registro.

22.13. Dos documentos avulsos recebidos e mantidos, para juntada em processo digital, após a digitalização, observar os seguintes procedimentos para arquivamento:

22.13.1. As cópias digitais que possuem valor de original para fins do processo, fará parte de um processo totalmente digital, os documentos recebidos serão classificados e cumprirão a temporalidade e destinação.

22.13.2. As cópias digitais tão somente como apoio, fará parte de um processo híbrido, a parte não digital do processo híbrido que se forma será enviada ao arquivo para guarda até a finalização da ação e o consequente arquivamento do processo híbrido como um todo.

22.13.3. A parte em papel e a digital cumprirão a mesma temporalidade e destinação. É imprescindível se registrar a relação entre às duas partes (digital e não digital) do processo híbrido.

23.DA TRASNFERÊNCIA DOS DOCUMENTOS FÍSICOS AO ARQUIVO CENTRAL

23.1. Efetuar-se-á o arquivamento dos documentos e/ou processos em suporte físico que já tiveram seu trâmite cessado, ou que foram convertidos para o meio eletrônico SEI, tais documentos deverão ser transferidos para o Arquivo Central.

23.2. Processos em suporte físico que foram convertidos para o meio eletrônico, deverão ter seu encerramento de trâmite físico registrado em Termo próprio (comunicado) como última folha do processo, apontando obrigatoriamente a data em que o processo foi convertido para o SEI, sendo arquivado em seguida.

23.2.1. A transferência em maior volume para o Arquivo Central de documentos físicos que se encontram nos arquivos setoriais ou tenham sido recebidos das unidades administrativas, cumpre às unidades realizar as atividades técnicas de classificação, organização, higienização e acondicionamento em caixas-arquivo do conjunto documental.

23.2.2. Cabe às unidades comunicar oficialmente ao Sedin a intenção de transferência de documentos físicos para o Arquivo Central, solicitando aprovação e prévia orientação técnica.

23.3. A transferência dos documentos será realizada mediante confirmação da disponibilidade de espaço físico para acondicionamento da documentação.

23.4. Será permitida apenas a transferência de documentos e processos originais, recebidos ou produzidos pelo Ibama em decorrência de suas atividades, qualquer que seja o seu suporte. Que cumprida a fase corrente possuam fases Intermediária ou permanente.

23.5. A constatação de irregularidades ou inconsistências durante a conferência, impedirá o aceite e o recebimento dos documentos e processos transferidos, os quais deverão retornar as origens para verificações e correções necessárias.

24. DA CONSULTA, DO EMPRÉSTIMO E DO DESARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS FÍSICOS 24.1. A consulta aos documentos em meio físico consiste no acesso ao mesmo nas dependências das unidades custodiante dos documentos.

24.1.1. A consulta deverá ser previamente agendada e ocorrerá na presença de um funcionário do setor.

24.1.2. Os documentos solicitados para consulta ou desarquivamento serão digitalizados e capturados para o SEI, ressalvados aqueles que tiverem algum impedimento ao acesso ou a sua conversão digital.

24.2. O empréstimo de documentos, avulsos ou processos, não se caracteriza como desarquivamento, pois, ocorre para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a consequente continuidade da ação do documento.

24.2.1. O empréstimo de documentos, avulsos ou processos, deverá ser registrado no SEI ou excepcionalmente em formulário.

24.2.2. Quando do empréstimo, se for constatada a necessidade de continuidade de análise da matéria e, consequentemente, de retomada da tramitação, a unidade administrativa que solicitou o empréstimo deverá solicitar o desarquivamento.

24.2.3. Em relação às solicitações de consulta e empréstimo de documentos, estas serão atendidas conforme autorização concedida pela unidade setorial que realizou o arquivamento. Ou seja, o Arquivo Central apenas mediará a comunicação entre o usuário e a unidade, disponibilizando o acesso ou empréstimo dos documentos após concessão de autorização.

24.3. O desarquivamento consiste em retirar o documento ou processo em suporte físico da custódia da unidade responsável e será feito apenas para documentos e/ou processos que necessitam ser tramitados fisicamente ou em condições que seja tecnicamente impossível a digitalização.

24.3.1. O documento, avulso ou processo, será desarquivado por expressa solicitação da autoridade competente quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa. Após o desarquivamento, o documento, avulso ou processo, poderá ser tramitado ou a ele ser(em) anexado(s) ou apensado(s) novo(s) documento(s), avulso(s)ou processo(s).

24.3.2. A operação de desarquivamento deverá ser registrada SEI ou excepcionalmente em formulário.

24.4. Os procedimentos para o desarquivamento de documentos avulsos ou processos digitais são os mesmos adotados para os não digitais.

24.5. O acesso aos conjuntos documentais que estão no Arquivo Central é ostensivo para todos os servidores do Ibama.

25. DO PROTOCOLO INTEGRADO E DA PESQUISA PÚBLICA

25.1. Protocolo Integrado é um sistema que consolida uma base de dados única que reúne informações fornecidas pelos órgãos e entidades integrados, com informações sobre documentos, avulsos ou processos, criados a partir de janeiro de 2015, que oferece à sociedade mais um canal para consultas, além de serviços como o envio de informes sobre a movimentação de documentos, via correio eletrônico (email).

25.2. O sistema Protocolo Integrado e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI não cumprem o mesmo objetivo, o SEI é um sistema para gestão de processo eletrônico do Órgão, o Protocolo Integrado refere-se ao conjunto de informações, promovendo a padronização das informações provenientes dos diversos sistemas de protocolo.

25.3. A consulta a processos e a documentos ostensivos, produzidos ou custodiados pelo Ibama pode ser feita pela internet no Site do Ibama, por meio da Pesquisa Pública na opção consulta aos processos com tramitação no SEI, sem o prévio cadastramento, permitindo a geração de versões de arquivos em formato pdf e a impressão do documento.

25.4. São considerados ostensivos os processos e os documentos que não possuam nenhum tipo de restrição legal de acesso.

26. DA RECONSTITUIÇÃO E RESTAURAÇÃO DE PROCESSOS

26.1. Os processos autuados no Ibama que estiverem desaparecidos, extraviados, destruídos ou incompletos, serão submetidos a procedimento de reconstituição ou de restauração, nos termos desta Portaria.

26.2. Os procedimentos para a reconstituição aplicam-se a processos administrativos findos, processos administrativos em tramitação e, no que couber, a processos administrativos eletrônicos.

26.3. O procedimento de reconstituição ou restauração dos autos extraviados tem caráter excepcional e não exclui a adoção de providências destinadas à apuração de responsabilidade pelo desaparecimento, extravio ou destruição do processo.

26.4. Constatada a perda ou extravio de processo, aquele que tiver conhecimento do evento, deverá comunicar imediatamente a autoridade competente da unidade, cabendo a ela promover a apuração dos fatos, e designar formalmente, um servidor ou uma comissão para proceder à reconstituição do processo.

26.5. Para fim de entendimento, consideram-se:

26.5.1. processo desaparecido ou extraviado: aquele que, esgotadas todas as buscas no âmbito do Ibama, não for localizado;

26.5.2. processo destruído: aquele que for danificado por motivos alheios à vontade, como nos casos de calamidade, incêndio, enchente, ou por negligência de quem detinha sua guarda; e

26.5.3. processo incompleto: aquele em que for identificada a falta de peças integrantes em razão da retirada indevida, desaparecimento, extravio ou destruição de documentos.

26.6. No caso de processo a ser reconstituído ou restaurado que estiver apensado a processo em trâmite, este ficará com o andamento suspenso até concluída a reconstituição ou restauração e será realizada pela unidade responsável por apreciar a matéria do processo principal.

26.7. O procedimento para reconstituição ou restauração de autos observará:

26.7.1. lavrar o “Termo de Reconstituição de Processo”, o qual será a primeira folha do processo reconstituído;

26.7.2. resgatar as informações e os documentos que integravam o processo perdido ou extraviado, solicitando ou determinando, quando necessário, às unidades administrativas responsáveis pela tramitação e análise dos autos, a disponibilização de informações e/ou de cópias dos documentos;

26.7.3. a solicitação ou determinação poderá conter prazo para cumprimento da diligência, podendo a unidade demandada, mediante justificativa, requerer a sua prorrogação;

26.7.4. caso não seja possível atender à solicitação ou determinação, a unidade demandada apresentará justificativa em expediente formal, a qual será anexada aos autos do processo restaurado o reconstituído;

26.7.5. tratando-se de processo em trâmite, será dado conhecimento do procedimento de reconstituição ou restauração dos autos às partes e interessados, conforme o caso;

26.7.6. autoridade responsável ou designada pela sua condução, determinará as diligências externas que entender necessárias junto as partes, notificar a apresentarem cópias dos documentos e requerimentos que constam do processo original; e

26.7.7. reunir os documentos obtidos durante a operação de reconstituição, encaminhando à unidade protocolizadora, para autuação, sendo atribuído ao processo formado um novo número NUP, mantendo-se o número NUP anterior como referência.

26.8. Concluído o procedimento de restauração ou reconstituição pela área responsável, serão adotadas as seguintes medidas:

26.8.1. tratando-se de processos em andamento, o responsável pelo procedimento determinará que o processo retome a sua tramitação regular; e

26.8.2. tratando-se de processo findo, responsável pelo procedimento determinará o encaminhamento dos autos ao arquivo.

26.9. Verificada a impossibilidade de restauração ou reconstituição dos autos, serão tomadas as seguintes providências:

26.9.1. tratando-se de processo em andamento, se o responsável entender que inexistem elementos suficientes para o processo retomar a tramitação regular, determinará a emissão de Termo próprio e o seu arquivamento, cientificando as partes e interessados, além da autoridade da área responsável;

26.9.2. tratando-se de processo findo, o responsável determinará a emissão de Termo próprio e o encaminhamento dos autos ao arquivo;

26.9.3. na hipótese do item 26.10.1, se surgirem elementos novos, suficiente para restauração ou reconstituição, o responsável, de ofício ou mediante provocação, determinará o desarquivamento do processo para sua tramitação regular; e

26.9.4. na hipótese do item 26.10.2, se surgirem elementos novos, suficiente para restauração ou reconstituição, o responsável, após a adoção das medidas que ensejam a instauração do procedimento de restauração ou reconstituição, determinará o encaminhamento dos autos para o arquivo.

26.10. Localizados os autos desaparecidos ou extraviados, serão a eles apensados os reconstituídos, sendo considerado processo principal o que estiver em fase mais adiantada de instrução.

26.11. Se os autos considerados principais forem resultantes da reconstituição, o agente responsável fará o confronto das peças processuais copiadas com as originais, certificando a completude e autenticidade da documentação.

26.12. Se o agente responsável constatar divergência na documentação, determinará a notificação das partes para que, se manifestem, vindo os autos, com ou sem manifestação, para decisão.

26.13. Para os processos digitais aplicam-se todos os procedimentos acima descritos.

26.14. É dever das unidades técnicas e administrativas e dos servidores do Ibama comunicarem o extravio, a danificação ou outra ocorrência relacionada aos processos, que possam impedir ou interferir no seu trâmite, deliberação e no acesso às suas informações.

26.15. Aplicam-se ainda os procedimentos previstos na Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, publicada na Seção 1 do Diário Oficial da União de 09 de outubro de 2015.

27. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

27.1. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo os mesmos aos remetentes.

27.2. É obrigação de todas as unidades do Ibama informar aos usuários externos, a que se relacionam, que sejam entregues os documentos na forma eletrônica, informando ainda a que processo cada uma das peças recebidas devem ser anexadas.

27.3. As solicitações de pedido de vistas serão dirigidas às unidades do Ibama atendendo à legislação pertinente ao acesso à informação, bem como às disposições da Política de Segurança da Informação do Ibama.

27.4. Os documentos ou processos físicos produzidos em data anterior à implantação do SEI, continuarão disponíveis, após a migração para o sistema, apenas para consulta.

27.5. Observado o disposto nesta Portaria, caberá ao Sedin junto à CGTI tomar as medidas necessárias para a implementação e uso sustentável do processo eletrônico, entre as quais:

27.5.1. aprovar alterações na plataforma tecnológica do sistema;

27.5.2. monitorar a operacionalização do sistema, bem como propor medidas corretivas necessárias;

27.5.3. estabelecer prazos e cronogramas adicionais;

27.5.4. propor a regulamentação de procedimentos a serem observados no âmbito do processo eletrônico; e

27.5.5. levantar e priorizar as demandas de melhorias relativas ao processo eletrônico e uso do sistema com as unidades do Ibama, assim como promover sua viabilização.

27.6. Os registros em sistema serão realizados tendo como referência o horário oficial de Brasília e a legislação processual aplicável.

27.7. O uso inadequado do SEI e a divulgação de informações pessoais, bem como de dados considerados sensíveis e sigilosos de acordo com a legislação vigente, ficam sujeitos à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

ANEXO II

Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis
Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis
DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, ADMINISTRAÇÃO E LOGÍSTICA
Termo de Declaração de Concordância e Veracidade
(Cadastro de Usuários Externo no SEI)
A realização do cadastro como Usuário Externo no SEI e o envio deste documento importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico, conforme Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, e demais normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada (login/senha), tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

Declaro que são de minha exclusiva responsabilidade:

I- a veracidade e a integridade das informações e documentos enviados ao Ibama;

II- o sigilo da senha de acesso, não cabendo, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II-a conformidade entre os dados informados neste formulário e os constantes no cadastro e nos documentos apresentados;

IV- a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e os constantes do documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e a anexação dos documentos essenciais e complementares;

V-a confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

VI-a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de eletrônico até que decaia o direito da Administração Pública de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao Ibama para qualquer tipo de conferência;

VII – a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento dos documentos transmitidos eletronicamente;

VI-a realização por meio eletrônico de todos os atos e comunicações processuais entre o Ibama, o usuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas intimação ou protocolização por meio diverso, exceto nas situações em que for tecnicamente inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo, ou outra exceção prevista em instrumento normativo próprio;

VII-a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, considerado sempre o horário oficial de Brasília/DF, independente do fuso horário em que se encontre o usuário externo;

VIII-a consulta periódica ao SEI ou ao sistema por meio do qual efetivou o peticionamento eletrônico, de modo a verificar o recebimento de intimações, considerando-se realizadas na data em que efetuar sua consulta no sistema ou, não efetuada a consulta, quinze dias após a data de sua expedição;

XI – as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas; e

IX-a observância dos períodos de manutenção programada, que serão realizadas, preferencialmente, no período da 0 hora dos sábados às 22 horas dos domingos ou da 0 hora às 6 horas nos demais dias da semana, ou qualquer outro tipo de indisponibilidade do sistema.

Aprovação do Cadastro de Usuário Externo

Para que o cadastro seja liberado o usuário deverá apresentar os seguintes documentos:

a)Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, preenchido e assinado conforme documento de identificação apresentado;

b)cópias de RG e CPF, ou de outro documento de identificação oficial com foto no qual conste CPF (dispensada a autenticação nos termos do art. 9º do Decreto nº9.094, de 17 de julho de 2017);

c)cópia de comprovante de residência.

A entrega desses documentos pode ser:

sede em Brasília/DF;

e)via Protocolo DigitalPortal gov.br em “Protocolar documentos junto ao Ibama”;

f)alternativamente, poderão ser entregues por terceiro ou enviados pelos Correios, cópias dos documentos acima indicados e o Termo mencionado. A correspondência deve ser endereçada ao Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis – Ibama, SCEN Trecho 2 – Edifício Sede – L4 Norte -Brasília/DF – CEP: 70818-900;

g)excepcionalmente, poderão ser encaminhadas para o e-mail sei.sede@ibama.gov.br, sujeita a consultas e confirmação dos dados.

Caso seja de sua preferência, este Termo poderá ser assinado digitalmente, com uso de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Atenção: A liberação do cadastro não implica na disponibilização de acesso ao processo (quando for o caso), que será objeto de análise da unidade na qual ele se encontra em tramitação. Assim, após cadastro liberado, o usuário que requer acesso ao conteúdo de determinado processo deve entrar em contato com a unidade responsável.

Para a disponibilização de acesso ao processo, a unidade onde ele se encontra em andamento poderá solicitar documentação adicional, tais como: cópia do ato constitutivo da pessoa jurídica, quando for o caso; cópia da procuração com poderes específicos para representação do interessado, quando for o caso; ou em caso de procurador de pessoa jurídica, cópia do RG e CPF do outorgante, ou de outro documento de identificação oficial com foto no qual conste CPF.

______________,________de____________________de_______________

Cidade/UF data mês ano

___________________________________________________________

(assinar conforme consta no documento de identificação civil apresentado)